Zeittipp: So sparen Sie Zeit beim Schreiben |
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Haben Sie alles griffbereit? Flache, beschriftete Schublade mit Geschäftspapier, Faxformularen, Vordrucken, Kurzmitteilungen und Schmierpapier sollten Sie unbedingt direkt an Ihrem Arbeitsplatz haben. Adressen: Ist Ihre Adreßverwaltung (Papier und/oder EDV) effizient? Wenn Sie häufig suchen müssen: Nehmen Sie sich die Zeit und schaffen Sie Abhilfe. Sie müssen nicht immer vollständige Texte schreiben. Skizzieren Sie Ihre Entwürfe (Papier oder EDV) und überlassen Sie Ihrer Assistenz die endgültige Formulierung und die optische Gestaltung. Der fertige Brief wird Ihnen zur Unterschrift vorgelegt. Schreiben Sie stets deutlich lesbar, das erspart Ihnen und dem Empfänger Ihrer Nachricht Zeitverluste durch lästige Rückfragen. Müssen Sie überhaupt alles schriftlich machen? In vielen Fällen tut es auch ein kurzer Anruf. Ein unaufgeräumter Schreibtisch birgt viele Ablenkungsgefahren: Räumen Sie auf, schaffen Sie Platz. Bevor Sie schreiben: Machen Sie sich kurz die wesentlichen Punkte bewußt und legen Sie eine Reihenfolge fest. Sie legen unbedingt Wert auf Fehlerfreiheit: Überarbeiten Sie Ihren Text höchstens 2mal. Achten Sie beim ersten Mal ausschließlich auf Inhalt (stimmen Fakten und Zahlen?) und Stil. Erst im zweiten Durchgang suchen Sie (im nun bereits geänderten Text) nach Rechtschreib-, Interpunktions- und Grammatikfehlern. Bei kurzen Texten mit unkomplizierten Inhalten können Sie die beiden Arbeitsgänge zusammenlegen. Bei Kurzmitteilungen oder -anmerkungen ist ein schneller Check das Maximum. Lediglich Schreiben von besonderer Bedeutung (mit juristischen, vertraglichen oder wirtschaftlichen Konsequenzen) sollten Sie, Ihr Teilhaber oder Ihre Assistenz weiteren Kontrollen unterziehen. Prüfen Sie: Was müssen Sie überhaupt selber schreiben? Delegieren Sie und vertrauen Sie auf die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter - Sie haben sie ja schließlich eingestellt. Der Umgang mit Computer und Textverarbeitung dauert bei Ihnen zu lange? Schaffen Sie unbedingt Abhilfe. Nehmen Sie sich die Zeit, Funktionen und Möglichkeiten besser kennen zu lernen und schneller zu nutzen. 10 verschenkte Minuten pro Tag - das macht eine komplette Woche pro Jahr! Außerdem: Immer wiederkehrende Probleme und Zeitverluste am Computer sind stimmungsstörend und demotivierend. |
