Zeittipp:So sparen Sie Zeit beim Schreiben |
| Haben Sie alles griffbereit? Flache, beschriftete Schublade mitGeschäftspapier, Faxformularen, Vordrucken, Kurzmitteilungen undSchmierpapier sollten Sie unbedingt direkt an Ihrem Arbeitsplatz haben. Adressen: Ist Ihre Adressverwaltung (Papier und/oder EDV) effizient?Wenn Sie häufig suchen müssen: Nehmen Sie sich die Zeit und schaffenSie Abhilfe. Sie müssen nicht immer vollständige Texte schreiben. Skizzieren SieIhre Entwürfe (Papier oder EDV) und überlassen Sie Ihrer Assistenz dieendgültige Formulierung und die optische Gestaltung. Der fertige Briefwird Ihnen zur Unterschrift vorgelegt. Schreiben Sie stets deutlich lesbar, das erspart Ihnen und demEmpfänger Ihrer Nachricht Zeitverluste durch lästige Rückfragen. Müssen Sie überhaupt alles schriftlich machen? In vielen Fällen tut esauch ein kurzer Anruf. Ein unaufgeräumter Schreibtisch birgt viele Ablenkungsgefahren: RäumenSie auf, schaffen Sie Platz. Bevor Sie schreiben: Machen Sie sich kurz die wesentlichen Punktebewusst und legen Sie eine Reihenfolge fest. Sie legen unbedingt Wert auf Fehlerfreiheit: Überarbeiten Sie IhrenText höchstens 2mal. Achten Sie beim ersten Mal ausschließlich aufInhalt (stimmen Fakten und Zahlen?) und Stil. Erst im zweiten Durchgangsuchen Sie (im nun bereits geänderten Text) nach Rechtschreib-,Interpunktions- und Grammatikfehlern. Bei kurzen Texten mitunkomplizierten Inhalten können Sie die beiden Arbeitsgängezusammenlegen. Bei Kurzmitteilungen oder -anmerkungen ist ein schnellerCheck das Maximum. Lediglich Schreiben von besonderer Bedeutung (mitjuristischen, vertraglichen oder wirtschaftlichen Konsequenzen) solltenSie, Ihr Teilhaber oder Ihre Assistenz weiteren Kontrollen unterziehen. Prüfen Sie: Was müssen Sie überhaupt selber schreiben? Delegieren Sieund vertrauen Sie auf die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter - Sie haben sieja schließlich eingestellt. Der Umgang mit Computer und Textverarbeitung dauert bei Ihnen zu lange?Schaffen Sie unbedingt Abhilfe. Nehmen Sie sich die Zeit, Funktionenund Möglichkeiten besser kennen zu lernen und schneller zu nutzen. 10verschenkte Minuten pro Tag - das macht eine komplette Woche pro Jahr!Außerdem: Immer wiederkehrende Probleme und Zeitverluste am Computersind stimmungsstörend und demotivierend. |
